Hóa đơn điện tử: Điểm lại một số nội dung cần biết

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 thì hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy từ ngày 01/11/2020.
Mặc dù các hóa đơn giấy hiện hành vẫn có giá trị sử dụng đến trước tháng 11/2020, tuy nhiên, từ sau tháng 11/2018, cơ quan thuế sẽ gọi tên các doanh nghiệp yêu cầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Nếu vì lý do chưa đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để chuyển đổi thì mỗi kỳ khai thuế GTGT phải nộp thêm Tờ khai về dữ liệu hóa đơn bán ra, tương tự như Bảng kê hóa đơn trước đây.
Chúng tôi lược trích dưới đây những điểm chính về hóa đơn điện tử, áp dụng từ ngày 01/11/2018.
1️. Đối tượng áp dụng
Tất cả các loại hình doanh nghiệp, không phân biệt vốn trong nước, vốn nước ngoài hay vốn nhà nước.
Bao gồm cả doanh nghiệp thuộc lĩnh vực bảo hiểm, chứng khoán, dầu khí và Ngân hàng.
(Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

2️. Phạm vi áp dụng
Bắt đầu áp dụng từ ngày 01/11/2018 và 24 tháng sau đó sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Theo đó, các hóa đơn giấy sẽ không còn giá trị lưu hành từ sau ngày 01/11/2020.
Chứng từ giấy – một bản in ra giấy của hóa đơn điện tử – chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ kế toán, không có giá trị để giao dịch, thanh toán.
(Khoản 3 Điều 10 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

3️. Loại hóa đơn
Hóa đơn điện tử cũng có đủ các loại gồm: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng và các loại Tem, Vé, Phiếu thu, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển… Tuy nhiên, tất cả đều lập và lưu điện tử, tức không dùng giấy.
Hóa đơn điện tử được chia làm 2 nhóm sử dụng:
Nhóm 1 – sử dụng loại không có mã xác thực của cơ quan thuế: bao gồm doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại.
Nhóm 2 – sử dụng loại có mã xác thực của cơ quan thuế: bao gồm hầu hết các doanh nghiệp không thuộc nhóm 1, kể cả doanh nghiệp thuộc nhóm 1 nhưng có rủi ro cao về thuế.
Mã xác thực là một dãy số và chuỗi ký tự do hệ thống của cơ quan thuế cấp phát một cách tự động dựa trên nội dung của hóa đơn điện tử do bên bán lập. Mã này sẽ gán lên hóa đơn trước khi chuyển đến người mua.
(Điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

4️. Tiêu chí bắt buộc
Hóa đơn điện tử vẫn có những tiêu chí bắt buộc như hóa đơn giấy hiện hành, kể cả tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu và số hóa đơn.
Tuy nhiên, do là chứng từ điện tử nên phải có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của bên phát hành.
Ngoài ra, thời điểm lập hóa đơn điện tử (chính xác theo ngày, giờ, phút, giây) sẽ thể hiện ngay trên hóa đơn. Tiêu chí này sẽ làm nản lòng những ai muốn phát hành hóa đơn lùi ngày.
(Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

5. ️Đăng ký sử dụng
Việc đăng ký sử dụng thực hiện online bằng cách kê khai thông tin (theo như Mẫu 01 đính kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) tại website của Tổng cục Thuế.
Ngay trong ngày làm việc kế tiếp, cơ quan Thuế sẽ phản hồi cho biết việc đăng ký có được chấp thuận hay không chấp thuận.
Bộ Tài chính sẽ có hướng dẫn cụ thể trình tự thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
(Điều 14 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

6️. Không có ngoại lệ cho hóa đơn dưới 200.000 VND
Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử sẽ phải lập cho từng lần bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và từng lần giao hàng (đối với hàng giao nhiều lần), không phụ thuộc vào giá trị thanh toán.
Theo đó, không có ngoại lệ cho phép lập hóa đơn tổng đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đ.
(Điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

7️. Chứng từ đi đường
Khi vận chuyển, lưu thông hàng hóa trên đường, không cần phải mang theo hóa đơn… giấy.
Quản lý thị trường sẽ phải tự truy cập website của Tổng cục Thuế để kiểm tra.
Tuy nhiên, nên mang theo một chứng từ giấy của hóa đơn điện tử để xuất trình trong trường hợp hàng hóa đang vận chuyển ở nơi không có… internet.
(Điều 29 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

8️. Xử lý sai sót
Hóa đơn điện tử nếu lập sai (không phân biệt là sai tiêu chí hay nội dung gì và cũng không phân biệt đã giao hay chưa giao cho người mua) đều phải làm thủ tục hủy bỏ và lập lại hóa đơn mới. Xử lý như sau:
Nếu chưa giao người mua: gởi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04 (đính kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP). Cơ quan Thuế sẽ cấp lại mã khác cho số hóa đơn mới.
Nếu đã giao người mua: thực hiện như trên kèm theo biên bản ký giữ hai bên mua và bán, ghi nhận sai sót.
Quy định nêu trên áp dụng cho cả trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
(Điều 17, Điều 24 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

9️. Xử lý chuyển tiếp
Các loại hóa đơn giấy, loại đặt in, tự in hay mua của cơ quan thuế vẫn còn giá trị lưu hành đến hết ngày 31/10/2020. Các quy định về hóa đơn tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP vẫn còn hiệu lực cho đến hết ngày 31/10/2020.
Các loại hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước ngày 01/11/2018 vẫn có giá trị lưu hành.
Trong khoảng thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, cơ quan thuế sẽ gọi tên từng doanh nghiệp yêu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu vì lý do chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cho đến hết ngày 31/10/2020 nhưng mỗi kỳ khai thuế GTGT phải nộp kèm Tờ khai dữ liệu hóa đơn (theo mẫu số 3), tương tự như “bảng kê” hóa đơn trước đây.
Các doanh nghiệp mới thành lập từ sau ngày 01/11/2018, sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ khi không đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì tạm thời sử dụng hóa đơn giấy.
Các loại Phiếu thu học phí, viện phí sẽ phải chuyển sang Phiếu thu điện tử, nhưng theo lộ trình riêng do Bộ Tài chính quy định.
(Điều 35, 36 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *