5 Dấu hiệu cho thấy Doanh Nghiệp cần làm mới hệ thống Phần mềm Quản trị

Khi một doanh nghiệp mở rộng, một nhà điều hành ( CEO ) cần nhận ra rằng, hệ thống  quản trị cần được nâng cấp, làm mới hoặc thay đổi. Vậy, khi nào thì Doanh nghiệp cần phát triển Hệ thống của mình ?

Nhiều gói / phần mềm kế toán/bán hàng/quản trị  được thiết kế cho Doanh ngiệp vừa và nhỏ, tuy nhiên khi mở rộng doanh nghiệp cũng đồng nghĩa với việc các yêu cầu về nghiệp vụ / báo cáo / quản trị … sẽ tăng lên rất nhiều, Nguồn nhân lực / khách hàng tăng kéo theo Chi phí tăng, doanh thu tăng, … dẫn tới nguồn dữ liệu sẽ phình ra mỗi ngày, việc giữ lại hệ thống cũ có thể đáp ứng tạm thời trong khoảng thời gian ngắn, tuy nhiên nếu kéo dài làm cho hệ thống trở nên chậm chạp, các báo cáo thống kê chưa đầy đủ  …sẽ gây tốn thời gian, nhân sự, làm cho khả năng cạnh tranh giảm sút, những cơ hội kinh doanh , khả năng cạnh tranh sẽ giảm sút, điều này thực sự  không tốt cho một doanh nghiệp.

phat-trien-he-thong-phan-mem-ke-toan

1. MỞ RỘNG BIÊN CHẾ

Sẽ có nhiều suy nghĩ cho rằng, việc mở rộng biên chế nhân sự sẽ không / hoặc ít ảnh hưởng đến hệ thống quản trị / kế toán của Doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, suy nghĩ này không tốt chút nào, đặc biệt là sự thay đổi nhân sự tương tác với hệ thống ( nhân viên văn phòng )

Không nói đến việc thêm các vị trí làm việc tay chân, ở đây tôi chỉ muốn nói đến nhân sự khối văn phòng, tức là những người tương tác trực tiếp với một phần nào đó trong hệ thống. Việc mở rộng nhân sự không đơn giản là thêm một vài user làm việc, cũng không phải thêm một số đối tượng trên các báo cáo. Thêm một nhân sự có nghĩa là sẽ thêm một đối tượng TẠO RA DỮ LIỆU VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU , như vậy việc phân tích dữ liệu của hệ thống sẽ nhiều hơn, quá trình xử lý dữ liệu chung sẽ lâu hơn.

2.  HỆ THỐNG BÁO CÁO

Để làm một mẫu báo cáo đối với một phần mềm kế toán đang được sử dụng là tương đối dễ, dàng Tuy nhiên khi mở rộng doanh nghiệp,trong một cuộc họp hay trong một kế hoạch kinh doanh, việc trích xuất quá nhiều báo cáo liên quan tới các vấn đề chính hoặc việc thiếu hụt thông tin từ báo cáo thì không tốt chút nào. lúc này Doanh nghiệp nên xem xét  việc bổ sung, làm mới hoặc thay đổi hệ thống của mình.

3. PHÁ T SINH THÊM NHIỀU GIAO DỊCH

Ở một thời điểm nào đó, việc phát sinh thêm một lượng giao dịch nhỏ có thể không ảnh hưởng đến hệ thống, tuy nhiên sẽ không có nhà quản trị  nào muốn Doanh nghiệp của mình phát sinh một số lượng …vừa phải cả. và khi lượng phát sinh nhiều thì việc xử lý dữ liệu sẽ phải nhiều hơn, một hệ thống cũ lúc này sẽ khó đáp ứng được tốt việc phân tích dữ liệu

4. KHÔNG CÓ KHẢ NĂNG TÙY CHỈNH

Việc chọn một phần mềm đóng gói cho công tác quản trị, kế toán tại Doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm chi phí ban đầu. Tuy nhiên nếu một hệ thống có khả năng tùy chỉnh thấp hay không có khả năng chỉnh sửa sẽ gây ảnh hưởng tới công việc của nhân viên khi mở rộng quy mô hoạt động. sẽ có nhiều thứ phải làm thủ công và điều này thực sự không tốt.

5. HỆ THỐNG CHẬM CHẠP

Tất nhiêu rồi, Bất cứ hệ thống nào cũng vậy, việc hoạt động quá lâu sẽ dẫn đến tính trạng châm chạp là điều không tránh khỏi. Sẽ có nhiều cách để xử lý như: tách lấy dữ liệu theo thời gian ( quý / năm ), cải thiện cơ sở vật chất, phần cứng ( thay máy chủ, máy trạm )… Tuy nhiên với việc mở rộng quy mô thì lại khác, dữ liệu của từng chu kỳ ngắn sẽ tăng, hơn thế nữa việc phát triển không ngừng của Công nghệ thông tin khiến những hệ thống sử dụng công nghệ cũ trở nên lỗi thời, khó thích ứng, lúc này việc trang bị công nghệ mới là điều nên làm.

Liên hệ Zentech để được tư vấn một hệ thống toàn diện: Click tại đây

Nguyễn ĐQ

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *