Thanh tra bảo hiểm xã hội – Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì ?

Thanh tra bảo hiểm xã hội – Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì ?

Khi cơ quan bảo hiểm xã hội có quyết định thanh kiểm tra BHXH tại doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ, chứng từ gì? Sau đây là một số nội dung cần nắm.

1. Doanh nghiệp có những dấu hiệu sau đây thường dễ bị thanh tra BHXH:

– Lương lao động hưởng chế độ thai sản cao trong khi thời gian đóng ít, ( nhất là tình trạng một số Doanh nghiệp hay …. cho đóng nhờ bảo hiểm để hưởng thai sản trong khi thực tế không làm việc tại doanh nghiệp )

– Không báo tăng mức đóng BHXH kịp thời theo mức lương tối thiểu vùng. Chủ yếu phần này do lỗi của người phụ trách nhân sự không cập nhật thường xuyên chính sách mới.

– Nợ đọng tiền đóng BHXH….

– Doanh nghiệp hay mắc lỗi về việc đăng ký thang bảng lương

– Chi phí tiền lương, các khoản phụ cấp quá cao so với mức đóng bảo hiểm

– Doanh nghiệp quyết toán thuế;

– Cơ quan quản lý trực tiếp kiểm tra định kỳ hoạt động doanh nghiệp (thường doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện theo pháp luật).

– Doanh nghiệp bị nghi ngờ trục lợi bảo hiểm;

thanh-tra-bao-hiem-xa-hoi-doanh-nghiep-can-chuan-bi-nhung-gi

2. Căn cứ vào Điều 10 Nghị định số 21/2016/NĐ-CP thì thanh kiểm tra BHXH, BHYT, BHTN sẽ tập trung vào 3 nội dung:

+ Đối tượng đóng.

+ Mức đóng.

+ Phương thức đóng.

  • Nội dung kiểm tra thường bao gồm:

– Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về BHXH, BHTN, BHYT của các cơ quan, đơn vị, tổ chức sử dụng lao động và cá nhân; công tác quản lý, thực hiện chi trả, thanh quyết toán các chế độ BHXH, BHTN, BHYT.

– Kiểm tra việc ký, thực hiện và thanh lý hợp đồng đối với các đại lý thu BHXH tự nguyện, BHYT; đại diện chi trả BHXH; các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh BHYT.

– Thực hiện công tác phòng chống tham nhũng; kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật và của BHXH Việt Nam của công chức, viên chức và lao động hợp đồng thuộc hệ thống BHXH Việt Nam.

– Giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo theo các quy định của pháp luật và của Ngành đối với cá nhân, tổ chức trong hệ thống BHXH Việt Nam.

– Thực hiện kết luận thanh tra, kiểm tra; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kết luận thanh tra, kiểm tra đối với các tổ chức, cá nhân có liên quan.

– Các nội dung khác theo yêu cầu của người có thẩm quyền ra quyết định thanh tra, kiểm tra.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị những gì ?

Tùy theo yêu cầu của cơ quan thanh tra BHXH mà doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp. Hồ sơ sẽ được thông báo qua công văn. Tuy nhiên doanh nghiệp bạn cũng cần chuẩn bị trước một số giấy tờ, hồ sơ sau đây:

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh

+ Khai trình sử dụng lao động, hợp đồng lao động

+ Hệ thống thang bảng lương do đơn vị xây dựng

+ Hồ sơ đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT

+ Các thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT

+ Giấy nộp tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN

+ Các chứng từ chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN

Ngoài ra tùy theo cơ quan BHXH  có thể sẽ yêu cầu bổ sung thêm hoặc loại bớt một số hồ sơ như:

– Hợp đồng lao động, Sơ yếu lý lịch của tất cả các lao động đang sử dụng;

– Bảng chấm công; bảng thanh toán lương;

– Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của công ty;

 

4. Một vài chú ý về hồ sơ chuẩn bị
  4.1 Hợp đồng lao động:
– Hợp đồng lao động: phải ghi đủ các nội dung được ký, đóng dấu đầy đủ hai bên. Chữ ký trên hợp đồng lao động phải giống với chữ ký trên bảng thanh toán lương và sơ yếu lý lịch => Ký khác quá là Bảo hiểm yêu cầu ký lại.

– Hợp đồng lao động thời vụ: một số đơn vị bảo hiểm yêu cầu phải tính ra chẵn tháng ví dụ là 1.5 tháng hoặc 2 tháng, không được ghi số ngày 45; 85 ngày. Làm giống với hợp đồng đã gửi cho bên phòng lao động thương binh xã hội khi “đăng ký sử dụng lao động” => Lập cả cam kết 23/CK–TNCN hoặc 02/CK–TNCN kẹp cùng hợp đồng lao động.

– Hợp đồng lao động có thời hạn lớn hơn 3 tháng: Nếu không đóng bảo hiểm thì phải có thẻ bảo hiểm còn giá trị sử dụng.

– Hợp đồng lao động với người đã qua độ tuổi lao động: Phải bổ sung Sổ BHXH; quyết định hưu, quyết định hưởng mất sức,….

  4.2 Sơ yếu lý lịch của tất cả lao động đang sử dụng
Trong công văn BH chỉ yêu cầu “sơ yếu lí lịch” nhưng để chắc chắn thì chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ (tất cả giấy tờ đều phải được công chứng) gồm:

+ Sơ yếu lý lịch

+ Chứng minh thư/ hộ chiếu

+ Giấy khám sức khoẻ

+ Sổ lao động (nếu có)

+ Giấy chứng nhận hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú

+ Bằng cấp và chứng chỉ liên quan

  4.3 Bảng chấm công và bảng thanh toán lương
– Thời gian lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương: từ khi người lao động mà doanh nghiệp đang báo giảm / thanh toán trợ cấp bắt đầu đi làm hoặc từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động (trường hợp đặc biệt) đến thời điểm báo giảm.

– Thời gian chấm công và tính lương phải khớp với thời gian ghi trong hợp đông lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp với trên hợp đông lao động và các chứng từ xin việc.

– Để chắc chắn bạn chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương (thanh toán lương bằng tiền mặt) hoặc danh sách thanh toán kèm uỷ nhiệm chi (nếu doanh nghiệp thanh toán lương qua chuyển khoản).

  4.4 Đăng ký thang bảng lương

Địa điểm:Tại phòng lao động thương binh và xã hội quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh của đơn vị

Hồ sơ cần chuẩn bị:

  1. Biên bản cuộc họp về quyết định thống nhất thang bảng lương
  2. Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương
  3. Quy chế trả lương
  4. Quy định chức danh công việc trong công ty
  5. Quyết định ban hành thang bảng lương
  6. Thang bảng lương

  4.5 Đăng ký sử dụng lao động

Địa điểm: Nộp hồ sơ tại phòng lao động thương binh và xã hội quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh củađơn vị

Hồ sơ cần chuẩn bị

  1. Công văn khai trình lao động
  2. Danh sách đăng ký sử dụng lao động (xin tại phòng lao động thương binh xã hội quận)
  3. Hợp đồng lao động (làm theo mẫu Hợp đồng lao động theo TT 21/2003/TT–BLĐTBXH)
0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *