Bảo hiểm xã hội là một phần nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp với người lao động và với cơ quan quản lý. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, kéo theo một số thay đổi về căn cứ và mức đóng áp dụng cho năm 2026. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, nơi bộ phận nhân sự và kế toán thường kiêm nhiệm, việc nắm đúng quy định giúp tránh sai sót trong tính lương và tránh rủi ro khi cơ quan bảo hiểm kiểm tra. Bài viết tổng hợp các điểm cần lưu ý và những việc đội ngũ nên chuẩn bị.
Mức đóng bảo hiểm xã hội năm 2026
Mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính trên tiền lương làm căn cứ đóng. Có thể hình dung đây là một tỷ lệ phần trăm trích từ quỹ lương, chia sẻ giữa người sử dụng lao động và người lao động, để hình thành các quỹ bảo hiểm.
Theo quy định hiện hành, tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm 3% tiền lương làm căn cứ đóng vào quỹ ốm đau và thai sản, cùng 22% vào quỹ hưu trí và tử tuất. Bên cạnh đó, bảo hiểm y tế đóng ở mức 4,5% tiền lương làm căn cứ đóng, trong đó phần của người sử dụng lao động là 3%. Các tỷ lệ này được chia sẻ theo quy định giữa doanh nghiệp và người lao động.
Một thay đổi đáng chú ý là mức trần đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Từ ngày 1/7/2026, mức tiền lương tối đa làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tăng lên 50,6 triệu đồng mỗi tháng, so với mức 46,8 triệu đồng trước đó, do điều chỉnh mức lương cơ sở. Với những vị trí có lương cao, doanh nghiệp cần cập nhật mức trần này để tính đúng số tiền đóng.
Các bước chuẩn bị cho doanh nghiệp
Thay đổi về bảo hiểm xã hội ảnh hưởng trực tiếp tới bảng lương hằng tháng. Đội ngũ nên rà soát quy trình theo các bước sau.
1. Rà soát danh sách lao động thuộc diện tham gia
Doanh nghiệp cần xác định rõ những lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định mới. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 mở rộng một số nhóm đối tượng, nên việc rà soát giúp tránh bỏ sót người phải tham gia.
2. Cập nhật căn cứ tính đóng
Tiền lương làm căn cứ đóng cần được xác định đúng theo hợp đồng lao động và quy định. Đội ngũ nên kiểm tra lại các khoản phụ cấp, khoản bổ sung để xác định khoản nào tính vào căn cứ đóng, tránh tính thiếu hoặc tính thừa.
3. Cập nhật mức trần và thời hạn nộp
Từ giữa năm 2026, mức trần đóng thay đổi, nên bảng lương của các vị trí lương cao cần được điều chỉnh. Doanh nghiệp cũng cần ghi nhớ thời hạn nộp bảo hiểm xã hội hằng tháng, thường là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo, để tránh phát sinh tiền chậm nộp.
4. Số hóa quy trình tính lương và bảo hiểm
Khi số lượng nhân sự tăng, việc tính lương và bảo hiểm thủ công trên bảng tính dễ phát sinh sai sót. Một phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương có thể tự động áp dụng tỷ lệ đóng, cập nhật mức trần và kết xuất dữ liệu phục vụ kê khai. Đội ngũ nhờ đó giảm thời gian xử lý và hạn chế nhầm lẫn.
Ví dụ cho một doanh nghiệp SME Việt Nam
Hãy hình dung một công ty dịch vụ có khoảng 25 nhân sự, trong đó vài vị trí quản lý có mức lương cao. Khi mức trần đóng bảo hiểm xã hội thay đổi từ giữa năm 2026, nếu kế toán không cập nhật, phần đóng cho các vị trí lương cao có thể bị tính sai. Sai sót này tích lũy qua nhiều tháng sẽ dẫn đến chênh lệch khi đối chiếu với cơ quan bảo hiểm.
Khi doanh nghiệp dùng phần mềm để quản lý lương và bảo hiểm, hệ thống tự áp dụng tỷ lệ và mức trần mới ngay khi quy định có hiệu lực. Mỗi kỳ lương, dữ liệu đóng bảo hiểm được tổng hợp tự động và sẵn sàng cho việc kê khai. Cách làm này giúp đội ngũ nhân sự tập trung vào công việc quản trị con người thay vì xử lý số liệu lặp lại.
Lỗi thường gặp khi xử lý bảo hiểm xã hội
Một số sai sót phổ biến mà doanh nghiệp nhỏ thường mắc phải.
Thứ nhất, xác định sai tiền lương làm căn cứ đóng do bỏ qua các khoản phụ cấp bắt buộc tính vào. Điều này dẫn đến đóng thiếu và phải truy đóng khi bị kiểm tra.
Thứ hai, không cập nhật kịp thời các thay đổi về tỷ lệ và mức trần. Khi quy định thay đổi giữa năm, bảng lương cũ áp dụng sai sẽ tạo chênh lệch.
Thứ ba, nộp chậm so với thời hạn quy định, dẫn đến phát sinh tiền chậm nộp không cần thiết.
Thứ tư, lưu trữ hồ sơ thiếu chặt chẽ, gây khó khăn khi cần đối chiếu hoặc giải trình với cơ quan bảo hiểm.
Kết luận
Những thay đổi về bảo hiểm xã hội năm 2026 đòi hỏi doanh nghiệp cập nhật lại quy trình tính lương và quản lý hồ sơ lao động. Việc nắm đúng tỷ lệ đóng, mức trần và thời hạn nộp giúp đội ngũ tuân thủ quy định và tránh rủi ro phát sinh. Doanh nghiệp có thể cân nhắc số hóa quy trình nhân sự và tiền lương để giảm sai sót, đồng thời tham khảo cách hệ thống quản trị tổng thể ZenOne ERP kết nối dữ liệu nhân sự với kế toán. Đây cũng là một phần trong lộ trình chuyển đổi số cho SME mà đội ngũ có thể triển khai từng bước.