Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã trở thành yêu cầu bắt buộc với nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đơn vị có doanh thu từ một tỷ đồng mỗi năm thuộc nhóm này phải áp dụng, với thời điểm triển khai từ tháng 6/2025. Với những đội ngũ còn quen xuất hóa đơn theo cách cũ, đây là một thay đổi cần chuẩn bị kỹ. Bài viết hướng dẫn các bước áp dụng một cách dễ hiểu.
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là gì
Đây là loại hóa đơn điện tử được tạo ra ngay tại thời điểm bán hàng, từ thiết bị tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Khi khách thanh toán, hệ thống vừa in phiếu cho khách vừa phát hành hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu về cơ quan thuế gần như tức thời.
Khác với hóa đơn điện tử thông thường thường lập theo lô vào cuối ngày, loại hóa đơn này gắn liền với từng giao dịch tại quầy. Có thể hình dung nó như một chiếc máy tính tiền thông minh, vừa bán hàng vừa tự hoàn tất nghĩa vụ chứng từ. Mô hình này phù hợp với đặc thù bán lẻ và dịch vụ, nơi số lượng giao dịch lớn và diễn ra liên tục.
Những ai thuộc diện áp dụng
Theo quy định, nhóm bắt buộc là các hộ kinh doanh và doanh nghiệp có doanh thu từ một tỷ đồng mỗi năm hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ và cung cấp dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng. Các mô hình điển hình gồm cửa hàng tạp hóa quy mô khá, nhà hàng, quán cà phê, cửa hàng thời trang, hiệu thuốc và các cơ sở dịch vụ.
Vì ngưỡng và phạm vi áp dụng có thể được hướng dẫn chi tiết thêm, đội ngũ nên xác nhận tình trạng của đơn vị mình với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để biết chính xác thời điểm và nghĩa vụ phải thực hiện.
Các bước áp dụng cho cửa hàng bán lẻ và dịch vụ
Bước 1: Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
Đơn vị thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền qua cổng của cơ quan thuế hoặc thông qua đơn vị cung cấp giải pháp. Sau khi được chấp nhận, đơn vị mới đủ điều kiện phát hành.
Bước 2: Chọn giải pháp phần mềm phù hợp
Đội ngũ cần một phần mềm bán hàng hoặc kế toán có chức năng phát hành hóa đơn từ máy tính tiền và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Tiêu chí quan trọng là dễ dùng cho nhân viên bán hàng, ổn định khi đông khách và hỗ trợ kịp thời khi có sự cố. Các giải pháp phần mềm cho hộ kinh doanh của Zentech là một hướng để cân nhắc.
Bước 3: Thiết lập danh mục hàng hóa và thuế suất
Trước khi vận hành, đội ngũ nên khai báo đầy đủ danh mục hàng hóa, dịch vụ kèm đơn giá và thuế suất tương ứng. Việc chuẩn bị kỹ ở khâu này giúp hóa đơn phát hành chính xác và giảm chỉnh sửa về sau.
Bước 4: Đào tạo nhân viên và chạy thử
Nhân viên tại quầy là người trực tiếp thao tác, nên cần được hướng dẫn cách lập hóa đơn, xử lý trả hàng và hủy hóa đơn sai. Một giai đoạn chạy thử ngắn trước khi áp dụng chính thức sẽ giúp phát hiện vướng mắc và làm quen quy trình.
Lỗi thường gặp và cách phòng tránh
Lỗi hay gặp là quên phát hành hóa đơn cho giao dịch tiền mặt nhỏ. Dù giá trị thấp, mỗi giao dịch vẫn cần được ghi nhận đầy đủ để dữ liệu khớp với doanh thu thực tế.
Một vấn đề khác là gián đoạn kết nối mạng tại quầy. Đội ngũ nên chọn giải pháp có cơ chế lưu tạm và gửi lại dữ liệu khi mạng ổn định, đồng thời chuẩn bị phương án dự phòng để không làm gián đoạn việc bán hàng.
Cuối cùng, việc khai báo sai thuế suất hoặc thông tin hàng hóa có thể dẫn tới hóa đơn không hợp lệ. Rà soát danh mục định kỳ giúp hạn chế rủi ro này.
Kết luận
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ mà còn giúp đội ngũ quản lý doanh thu minh bạch theo thời gian thực. Khi chuẩn bị tốt về đăng ký, phần mềm, danh mục và con người, việc chuyển đổi sẽ diễn ra êm và mang lại lợi ích lâu dài cho hoạt động bán lẻ, dịch vụ. Zentech sẵn sàng đồng hành cùng anh chị trong quá trình này.