Trong kinh doanh, hệ thống thông tin giúp quản lý thông tin khách hàng, dự báo xu hướng thị trường và tối ưu hóa sản xuất. Nó hỗ trợ xây dựng chiến lược tiếp thị hiệu quả và tự động hóa quản lý nguồn lực, góp phần vào thành công bền vững của doanh nghiệp. Hãy cùng ZENTECH tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây.

1. Hệ thống thông tin là gì?

Hệ thống thông tin là một cấu trúc tổng thể bao gồm phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người và quy trình nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin để hỗ trợ quản lý và ra quyết định trong các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp. Hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dữ liệu, tối ưu hóa các quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp.

2. Cấu trúc của một hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin được cấu tạo từ 5 thành phần chính sau:

Phần cứng (Hardware): Trong hệ thống thông tin bao gồm các thiết bị vật lý như:

• Máy tính cá nhân, máy chủ, thiết bị lưu trữ (ổ cứng và băng đĩa), thiết bị mạng (router và switch). 
• Thiết bị đầu vào/đầu ra (máy in, bàn phím, chuột và màn hình). Phần cứng đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và lưu trữ dữ liệu, đồng thời cung cấp nền tảng để các phần mềm và người dùng có thể tương tác và thực hiện các hoạt động trên hệ thống.

Phần mềm (Software): Trong hệ thống thông tin bao gồm các chương trình và ứng dụng có nhiệm vụ điều khiển phần cứng và thực hiện các công việc xử lý dữ liệu điển hình là:

• Hệ điều hành (Operating system) quản lý các tài nguyên phần cứng và cung cấp giao diện cho người dùng và các ứng dụng. 
• Phần mềm ứng dụng (Application software) bao gồm các chương trình như trình duyệt web, phần mềm văn phòng, phần mềm kế toán và các công cụ hỗ trợ khác như các phần mềm đồ họa, công cụ lập trình và các dịch vụ web.

Phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chức năng cụ thể của hệ thống thông tin, từ việc quản lý dữ liệu đến tổ chức và xử lý thông tin để đáp ứng các nhu cầu của tổ chức và người dùng cuối.

Dữ liệu (Data): Là thông tin được thu thập, lưu trữ và xử lý bởi hệ thống thông tin. Dữ liệu có thể bao gồm văn bản, số liệu, hình ảnh hoặc âm thanh, và được sử dụng để hỗ trợ quyết định và quản lý trong tổ chức. Các dữ liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích xu hướng, dự báo và tối ưu hóa hoạt động, mang lại giá trị lớn cho các quyết định chiến lược và vận hành hàng ngày của tổ chức.

Con người (People): Trong hệ thống thông t/in bao gồm những người tham gia và sử dụng hệ thống này (nhân viên kỹ thuật, quản trị viên, người dùng cuối và các chuyên gia). 

Đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai, quản lý và sử dụng hệ thống để đáp ứng các mục tiêu và nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp. Con người không chỉ là người thực hiện và giám sát các hoạt động hàng ngày, mà còn đóng góp ý kiến, kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn để cải tiến và phát triển hệ thống thông tin một cách hiệu quả hơn.

Quy trình (Processes): Trong hệ thống thông tin là các quy trình và thủ tục xác định cách thức hoạt động của hệ thống. Những quy trình này bao gồm các bước cụ thể về quy định công việc để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác. 

Quy trình giúp định hướng và hỗ trợ cho việc tổ chức, quản lý và thực hiện các nhiệm vụ trong hệ thống thông tin, đồng thời cũng cung cấp khung hỗ trợ để đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong hoạt động hàng ngày của tổ chức.

3. Các loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) là một giải pháp tích hợp và quản lý toàn diện các quy trình kinh doanh chính yếu của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống ERP bao gồm các chức năng như quản lý tài chính, nguồn nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng. 

Bằng cách kết nối và phối hợp các quy trình này, ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tổ chức, cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và tăng cường khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và thời gian thực.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp (ZenOne ERP) của ZENTECH là một giải pháp quản lý toàn diện các quy trình kinh doanh. Bằng việc kết nối các hoạt động quản lý tài chính, nguồn nhân lực, sản xuất, chuỗi cung ứng và quan hệ khách hàng trên một nền tảng duy nhất, ERP của ZENTECH giúp tối ưu hóa tổ chức nội bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí và củng cố vị thế cạnh tranh của mình trong ngành công nghiệp công nghệ thông tin hiện đại.

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM) là công cụ quản lý và phân tích thông tin liên quan đến khách hàng. CRM theo dõi và quản lý dữ liệu về khách hàng bao gồm thông tin liên lạc, lịch sử giao dịch, tương tác và phản hồi. 

Nhờ vào CRM, doanh nghiệp có thể cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng, cá nhân hóa các chiến dịch tiếp thị, dịch vụ phù hợp và xây dựng mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ, từ đó tăng cường sự hài lòng và trung thành của khách hàng, đồng thời thúc đẩy doanh số bán hàng.

Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - AIS) là một hệ thống quản lý dữ liệu và xử lý thông tin tài chính và kế toán trong tổ chức. AIS bao gồm các chức năng quan trọng như quản lý các giao dịch tài chính như ghi nhận, phân loại và lưu trữ dữ liệu liên quan đến các hoạt động kinh doanh.

Hệ thống AIS cũng chịu trách nhiệm tổng hợp dữ liệu để tạo ra các báo cáo tài chính như báo cáo lãi lỗ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo tài sản. Ngoài ra, còn cung cấp các công cụ phân tích tài chính để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, quản lý rủi ro và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

Với tính chính xác và tính toàn vẹn cao, hệ thống AIS là công cụ cần thiết để giúp các tổ chức duy trì sự minh bạch và tuân thủ các quy định pháp lý, đồng thời cải thiện quản lý tài chính và kế toán trong quá trình hoạt động hàng ngày.

Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (Human Resource Management - HRM) là một công cụ quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức hoặc doanh nghiệp. HRM hỗ trợ về quy trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, lương thưởng và phúc lợi, từ đó giúp tối ưu hóa việc sử dụng và phát triển tài năng trong doanh nghiệp.

HRM giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp dễ dàng theo dõi thông tin nhân viên, đánh giá năng lực, và lập kế hoạch đào tạo phát triển. Hệ thống này cũng hỗ trợ việc quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi thời gian làm việc, quản lý phúc lợi và xử lý các vấn đề liên quan đến lương thưởng một cách hiệu quả. Nhờ vào HRM, các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác, cải thiện sự hài lòng và gắn kết của nhân viên.

Bằng cách cung cấp cái nhìn tổng quan về nguồn nhân lực, HRM không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự mà còn góp phần quan trọng vào chiến lược phát triển bền vững và thành công của tổ chức.

Hệ thống Thông tin điều hành (Executive Information System - EIS) là một công cụ hỗ trợ các nhà lãnh đạo cấp cao trong việc ra quyết định chiến lược. EIS cung cấp truy cập nhanh chóng đến thông tin quan trọng từ nhiều nguồn, bao gồm dữ liệu nội bộ và bên ngoài, báo cáo tài chính và các chỉ số hiệu suất. Hệ thống này giúp tổng hợp, phân tích dữ liệu và trình bày thông tin một cách dễ hiểu cho phép các nhà quản lý nhận diện vấn đề, cơ hội và xu hướng kinh doanh nhanh chóng, từ đó đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả.

4. Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin

Bước 1: Thu thập thông tin

Đây là bước đầu tiên trong quá trình xử lý thông bao gồm việc thu thập dữ liệu từ các nguồn đa dạng. Quá trình này đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận, vì dữ liệu thu thập được sẽ là nền tảng cho các bước tiếp theo trong quá trình xử lý. Việc đảm bảo tính toàn vẹn và chất lượng của dữ liệu ngay từ giai đoạn đầu tiên là vô cùng quan trọng, vì bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến những kết quả không chính xác và ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình.

Bước 2: Xử lý thông tin

Xử lí thông tin là quá trình xử lý, phân tích và chuyển đổi dữ liệu từ các nguồn khác nhau thành thông tin hữu ích và có giá trị. Quá trình này bao gồm nhiều bước như tiền xử lí dữ liệu, phân tích số liệu, đánh giá và trích thông tin cần thiết. Mục đích cuối cùng của xử lí thông tin là cung cấp những kết quả, báo cáo hoặc hỗ trợ quyết định dựa trên những thông tin được xử lí một cách hiệu quả và chính xác. 

Bước 3: Xuất thông tin

Xuất thông tin là quá trình đưa ra kết quả hay sản phẩm cuối cùng từ quá trình xử lí thông tin. Khi đã hoàn thành các bước thu thập, xử lí và phân tích dữ liệu, việc xuất thông tin đảm bảo rằng những thông tin có giá trị.Các phương thức lưu trữ thông tin phổ biến bao gồm đĩa CD, đĩa từ, băng từ và trống từ. Ngoài ra, thông tin cũng có thể được lưu giữ dưới dạng bản cứng trong các tủ hồ sơ hoặc công văn.

Bước 4: Truyền đạt thông tin

Kết quả từ quá trình xử lý thông tin được truyền đạt cho các bộ phận trong và ngoài tổ chức, đồng thời được lưu trữ để sử dụng trong công việc hàng ngày. Quá trình này không chỉ cung cấp thông tin chính xác mà còn giúp lãnh đạo và quản lý có thể đưa ra các quyết sách kinh tế hiệu quả, dựa trên sự nhanh chóng và kịp thời của thông tin đã xử lý.