Trong ngành Logistics hiện đại, vai trò của Quản trị tồn kho không chỉ đơn thuần là quản lý các hàng hóa trong kho mà còn là trụ cột quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy cùng ZENTECH tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây.

1. Quản trị tồn kho trong Logistics là gì?

Quản trị tồn kho trong logistics là một phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng liên quan đến việc theo dõi và quản lý hàng hóa lưu trữ tại các kho hàng. Quá trình này bao gồm các hoạt động phức tạp và liên kết chặt chẽ với nhau từ lập kế hoạch, thu nhận hàng hóa, lưu trữ, xuất kho đến theo dõi và kiểm soát. Nhờ đó duy trì được lượng hàng hóa nhất định không gây nên tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt.

2. Phân loại quản trị kho hàng trong Logistics

Có nhiều cách để phân loại quản trị kho hàng trong Logistics nhằm tối ưu hóa hoạt động kho và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, nhưng phổ biến nhất là dựa trên các tiêu chí sau:

Quản lý kho nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, giúp đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu đầy đủtránh tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến gián đoạn sản xuất.

Quản lý kho linh kiện: Là một bước quan trọng trong quá trình sản xuất, đảm bảo rằng các linh kiện và phụ kiện cần thiết để lắp ráp thành phẩm luôn được duy trì và kiểm soát chặt chẽ. Việc này đảm bảo rằng các linh kiện luôn sẵn sàng và đúng số lượng, từ đó giúp duy trì việc sản xuất liên tục và chất lượng sản phẩm cao nhất.

Quản lý kho thành phẩm: Là một yếu tố then chốt trong chuỗi cung ứng của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Đây là nơi lưu trữ các sản phẩm đã được hoàn thiện và sẵn sàng để xuất kho, đảm bảo rằng mọi quy trình từ sản xuất đến khách hàng diễn ra mượt mà và hiệu quả.

3. Tầm quan trọng việc quản trị kho hàng trong Logistics

Quản trị tồn kho là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng và Logistics vì nó có ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của một doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò quan trọng trong quản trị tồn kho Logistics:

Đảm bảo sự liên tục của hàng hóa: Quản trị tồn kho tốt giúp đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn sàng khi khách hàng cần, điều này làm duy trì uy tín của doanh nghiệp với khách hàng. Nhờ vậy doanh nghiệp không chỉ tăng cường hiệu quả kinh doanh mà còn củng cố vị thế cạnh tranh, khẳng định thương hiệu trong lòng khách hàng.

Giảm chi phí tồn kho: Việc quản trị tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí tồn kho. Bằng việc tối ưu hóa quản lý hàng hóa, doanh nghiệp có thể hiệu quả hóa các chi phí lưu kho như chi phí thuê kho, chi phí bảo quản và chi phí liên quan đến hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa.

Tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối: Quản lý tồn kho giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối bằng cách đảm bảo rằng nguyên liệu và hàng hóa thành phẩm luôn sẵn sàng tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.

Giảm thiểu rủi ro: Quản lý tồn kho giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc mất mát, hư hỏng. Điều này giúp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và giảm thiểu các tổn thất không mong muốn.

Tăng cường khả năng cạnh tranh: Quản trị tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho tối ưu, từ đó giảm chi phí và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng, tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

4. Quy trình quản trị kho trong Logiscics

Bước 1: Nhập kho

Đầu tiên, người quản lý cần tiến hành kiểm tra số lượng và tình trạng của từng mặt hàng trong lô hàng mới. Việc này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng chất lượng hàng hóa luôn đạt tiêu chuẩn và số lượng nhận vào chính xác như đơn đặt hàng.

Tiếp theo, sau khi hoàn thành kiểm tra, người quản lý sẽ cập nhật thông tin chi tiết vào hệ thống quản lý kho của doanh nghiệp. Việc này rất quan trọng để có thể theo dõi và điều phối hàng hóa một cách hiệu quả nhất.

Cuối cùng, cần xác định vị trí lưu trữ phù hợp cho từng mặt hàng dựa trên các thông tin đã cập nhật. Điều này giúp cho việc tìm kiếm và sắp xếp hàng hóa trong kho trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Bước 2: Lưu kho

Hàng hóa vào kho được di chuyển đến các khu vực được dành riêng cho từng loại hàng. Nhờ đó  hàng hóa được đặt vào vị trí lưu trữ phù hợp, đảm bảo không chỉ về vị trí mà còn về cách sắp xếp để dễ dàng quản lý và tối ưu hóa không gian kho.

Ở mỗi vị trí lưu trữ các nhân viên sắp xếp hàng hóa theo các phương pháp FIFO, LIFO hay FEFO tùy theo đặc điểm của từng loại sản phẩm. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được sử dụng và xuất kho theo thứ tự hợp lý, từ đó giảm thiểu tồn kho và đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa để xuất kho

Trước khi xuất kho, việc chuẩn bị hàng hóa là một quy trình quan trọng. Đầu tiên, nhân viên sẽ kiểm tra đảm bảo rằng các mặt hàng được lựa chọn phù hợp với các yêu cầu của đơn hàng. Việc này bao gồm việc kiểm tra mã sản phẩm, số lượng và mọi chi tiết kỹ thuật khác.

Tiếp theo, các bước kiểm tra chất lượng như, tính năng và các thông số kỹ thuật quan trọng khác của sản phẩm để đảm bảo rằng sản phẩm không có bất kỳ lỗi nào trước khi được xuất kho. 

Cuối cùng là ghi chép về thông tin chi tiết về từng sản phẩm như mã hàng, số lượng, ngày tháng xuất kho và thông tin phụ trợ liên quan. Nhờ đó giúp cho việc quản lý hàng hóa trở nên chính xác hơn và là cơ sở để giải quyết các vấn đề có thể xảy ra sau này.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Trong quá trình đóng gói và xuất kho hàng hóa, mỗi bước đều quan trọng để đảm bảo sự chuyên nghiệp và hiệu quả. Đầu tiên tuân thủ chặt chẽ các quy định về đóng gói để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Sau đó hàng hóa có thể trực tiếp cho khách hàng hoặc bàn giao cho nhà vận chuyển uy tín để đảm bảo độ tin cậy và tính toàn vẹn của đơn hàng.

Đồng thời, người quản lý sẽ cập nhật đầy đủ thông tin về hàng hóa đã xuất kho vào hệ thống quản lý kho. Việc này giúp theo dõi từng bước di chuyển của hàng hóa từ khi rời kho đến khi đến tay người nhận đảm bảo sự minh bạch và quản lý hiệu quả. 

Bước 5: Báo cáo

Báo cáo về nhập/xuất kho giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả của các quy trình liên quan đến việc nhập và xuất hàng hóa. Báo cáo này bao gồm các thông tin chi tiết về số lượng hàng hóa nhập và xuất kho thời gian xử lý và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Thông qua các số liệu và phân tích trong báo cáo, người quản lý có thể đưa ra những quyết định chiến lược nhằm tối ưu hóa quy trình nhập xuất kho, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành toàn diện.

Báo cáo về tình trạng hàng tồn cung cấp thông tin chi tiết về số lượng tồn kho, tỷ lệ tồn kho so với sản lượng và xu hướng biến động của tồn kho theo thời gian. 

Thông qua báo cáo này người quản lý có thể phân tích và dự đoán nhu cầu hàng hóa trong tương lai từ đó đưa ra các quyết định về việc tăng, giảm hoặc tái cấu trúc tồn kho để đáp ứng nhu cầu thị trường và tối ưu hóa chi phí lưu trữ.

Báo cáo về hiệu quả hoạt động kho thường bao gồm các chỉ số quan trọng như tốc độ xử lý đơn hàng, tỷ lệ lỗi trong quá trình nhập xuấtvà chi phí vận hành. Bên cạnh đó, báo cáo cũng phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động như thời gian lưu trữ hàng hóa, tình trạng hàng tồn kho, và mức độ hài lòng của khách hàng.

Tóm lại, quản trị kho hàng hiệu quả không chỉ là vấn đề của việc lưu trữ hàng hóa mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng. Sự chặt chẽ và tỉ mỉ trong mọi quy trình sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó tạo nên sự khác biệt và sức mạnh cạnh tranh bền vững trên thị trường đa cạnh tranh ngày nay.