Quản lý kho bằng QR Code là một bước tiến vượt bậc trong việc tối ưu hóa quản lý hàng hóa đối với các doanh nghiệp hiện đại. Hãy cùng ZENTECH tìm hiểu mã QR là gì? Và lợi ích của mã QR trong quản lý kho hàng. 

1. Mã QR là gì?

Mã QR (Quick Response Code) là một loại mã vạch hai chiều có thể chứa đựng một lượng lớn thông tin trong một không gian nhỏ. Từ việc chứa đường dẫn URL để dẫn người dùng đến các trang web hay chi tiết sản phẩm, đến thông tin liên lạc như số điện thoại và địa chỉ email, mã QR mang đến sự linh hoạt và tiện ích không thể phủ nhận.

2. Quản lý kho bằng mã QR là gì?

Quản lý kho bằng mã QR là phương pháp sử dụng mã QR để theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho. Mã QR được gắn vào từng sản phẩm chứa thông tin về sản phẩm đó, chẳng hạn như mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, vị trí lưu trữ và các thông tin liên quan khác. 

Quản lý hoặc nhân viên kho có thể dễ dàng quét mã QR để cập nhật, kiểm tra và truy xuất thông tin hàng hóa ngay lập tức. Phương pháp này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất quản lý kho, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cải thiện khả năng cạnh tranh trên thị trường.

3. Cách thức hoạt động và ứng dụng mã QR trong quản lý kho

3.1. Cách thức hoạt động của mã QR 

Quản lý kho bằng mã QR là một phương pháp hiện đại và hiệu quả trong việc tổ chức, theo dõi và kiểm soát hàng hóa. Dưới đây là cách thức chi tiết của quản lý kho bằng mã QR:

Thiết lập mã QR cho hàng hóa: Sử dụng phần mềm để tạo mã QR chứa đầy đủ thông tin cần thiết để dễ dàng truy cập và quản lý cho từng sản phẩm như tên sản phẩm, mã hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng (nếu có), vị trí lưu trữ trong kho, và thông tin khác liên quan. 

Thiết bị quét mã QR: Cung cấp cho quản lý hoặc nhân viên kho máy quét mã QR cầm tay hoặc tích hợp chức năng quét mã QR vào điện thoại thông minh/máy tính bảng của họ. Đảm bảo họ được hướng dẫn cách sử dụng máy quét mã QR một cách chính xác và hiệu quả nhất.

Tích hợp với phần mềm quản lý kho: Kết nối hệ thống quản lý kho với mã QR để cập nhật thông tin hàng tồn kho và dữ liệu hàng hóa và ghi nhận các thay đổi số lượng, vị trí lưu trữ, trạng thái sản phẩm.

Cập nhật thông tin: Khi hàng hóa được nhập vào hay xuất kho, quản lý hoặc nhân viên quét mã QR của từng sản phẩm hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn kho và vị trí lưu trữ sau mỗi lần xuất nhập kho dựa trên dữ liệu.

3.2. Ứng dụng mã QR trong quản lý kho

Theo dõi hàng hóa và kiểm kê kho: Mã QR được gắn lên từng sản phẩm hoặc pallet hàng hóa. Khi hàng hóa được nhập kho hoặc xuất kho, nhân viên chỉ cần sử dụng thiết bị quét mã QR  để ghi nhận và cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho. Nhờ đó giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian so với việc nhập dữ liệu thủ công.

Quản lý sản phẩm: Mã QR chứa thông tin về sản phẩm như: tên sản phẩm, số lô, ngày sản xuất, ngày hết hạn, và các thông tin khác liên quan đến sản phẩm. Khi cần kiểm tra thông tin chi tiết về sản phẩm, nhân viên chỉ cần quét mã QR để truy cập nhanh chóng và chính xác.

Quản lý vị trí lưu trữ trong kho: Mã QR được gắn lên các kệ hàng hoặc các khu vực trong kho. Khi nhập hoặc xuất hàng, nhân viên có thể quét mã QR để ghi nhận vị trí lưu trữ của hàng hóa. Điều này giúp việc tìm kiếm và quản lý vị trí hàng hóa trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Tăng khả năng truy xuất nguồn gốc: Mã QR giúp theo dõi và kiểm tra nguồn gốc của hàng hóa một cách dễ dàng và chính xác. Khi cần truy xuất nguồn gốc sản phẩm  mã QR cung cấp thông tin nhanh chóng và đầy đủ.

4. Lợi ích khi việc quản lý kho bằng mã QR

Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả: QR code giúp cho việc quản lý kho trở nên nhanh chóng hơn. Nhân viên có thể dễ dàng quét mã QR để xác nhận và cập nhật thông tin, thay vì phải thực hiện các bước nhập liệu tay phức tạp.

Theo dõi chính xác vị trí và số lượng hàng hóa: Mã QR được gắn trực tiếp lên các sản phẩm trong kho. Khi doanh nghiệp cần kiểm tra vị trí hoặc số lượng của một sản phẩm, nhân viên chỉ cần quét mã QR để có được thông tin chi tiết.

Dễ dàng tích hợp và sử dụng: Công nghệ QR code phổ biến và dễ dàng tích hợp vào hệ thống quản lý kho hiện đại và hệ thống ERP. Điều này giúp các doanh nghiệp thực hiện quy trình quản lý kho và quá trình tự động hóa dữ liệu một cách hiệu quả.

Bảo mật thông tin: Mã QR có thể được bảo mật bằng mật khẩu hoặc mã PIN, đảm bảo rằng chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập thông tin trong mã QR.

Giảm chi phí: Mã QR giúp doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến quản lý kho chi phí nhân công và chi phí in ấn nhãn mác.

Tóm lại quản lý kho bằng mã QR không chỉ giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tăng cường chính xác và hiệu quả trong quản lý hàng hóa, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường hiện đại.